Матрицата Ајзенхауер како алатка за приоритизација

Во бесконечен прилив на случаи може да се изгубите, заборавете нешто или едноставно немате време да правите. Затоа, неисполнети случаи, се акумулираат и тежат следниот нов ден со нови можности. И повторно истиот проблем: немаше време, заборави, го отпушти за утре.

Таквите ситуации често се појавуваат кај оние кои не можат да планираат, а тоа не е изненадувачки, бидејќи процесот на планирање бара одредени вештини за управување со времето и посебно внимание.

Постојат многу техники за планирање кои ви дозволуваат да ги максимизирате Вашите предности кога правилно го користите ресурсот за време. Еве еден пример за најефикасна и поедноставна техника наречена "Аисенхауер матрица" или "Плоштадот Ајзенхауер".

Матрицата Ајзенхауер

Матрицата Ајзенхауер - ова е принципот на приоритизација, кој овозможува да се реши најголемиот број задачи во текот на денот.

Овој принцип е еден од најпопуларните во управувањето со времето. Тие се користат во целиот свет: од обични работници до раководители на големи организации на светски познати корпорации.

Основачот на овој принцип е Двајт Дејвид Ајзенхауер (34-тиот американски претседател). Земајќи го во предвид неговото вработување, тој го оптимизираше својот работен распоред поради систематизација на случаите во зависност од нивната важност, што доведе до создавање на сопствена техника, која се разликуваше по својата едноставност и уникатност.

Матрицата Ајзенхауер како алатка за приоритизација

Ајзенхауер заеднички бизнис на 4-та категорија и внесете ги во табелата, кои јасно истакна плоштади да им овозможи на закажани задачи за дистрибуција на нивните итноста и важноста (a, b, c, d).

Пример:

Секој плоштад се карактеризира со својата мисија:

• "А" - непосредна итност;
• "Б" - важно, со што можете да почекате;
• "S" - не е од прва важност, туку итна;
• "Д" - не е итно и неважно.

Ставањето приоритети на овој начин, Можете да научите да го контролирате времето, што ќе помогне во постигнувањето на поставените цели, ќе ги подобри перформансите во спроведувањето на планираните задачи и ќе влијае на успехот во одредена активност.

Со цел да се постават приоритети според принципот на Д. Ајзенхауер, неопходно е детално да се изучуваат категориите (квадрати) во неговата табела.

Важни и итни случаи (категорија а)

Плоштадот на оваа категорија се вклопува во планираните задачи, кои се најзначајни и многу итни. Според принципот на Ајзенхауер овој плоштад мора да биде празна за нов бесплатен дневен влез за лице сопственик вештини на управување со времето, ќе им даде можност да се започне од итноста на случаи и да се спречи на критичната ситуација во случај на нивниот неуспех.

Често се случува случаите од квадрат "б" да се движат на квадрат "а" поради обичната човечка мрзеливост, што е една од причините за негово пополнување. Понекогаш може да биде со секого, но во случај на секојдневно преместување на случаи од квадрат на квадрат, вреди да се направи самодисциплина.

Со цел да се избегне појава на неисполнети задачи на плоштадот "а", потребно е навремено да се вршат задачите на другите категории и строго да се придржуваат на листата на случаи за овој плоштад. Можете исто така да го користите методот на делегирање (прераспределување задачи на некој), што ќе ви овозможи да ги решите задачите и да не ги оставате опашките од работа што не е направено.

Листата на случаи за плоштадот "а":

• негативно влијае на постигнувањето на целта;
• проблематично, што може да предизвика проблеми;
• поврзани со здравјето.

Важни, не итни случаи (категорија б)

Најмногу ветувачки и приоритетни случаи често се наведуваат во оваа категорија. Ајзенхауер им доделува значајна улога, бидејќи нивната имплементација е клучна за успехот. Како што покажува искуството, ако е одговорно да користи време кога прават случаи вклучени во квадратчето "b", тогаш Добри резултати ќе се чувствуваат многу брзо.

Предноста на овој плоштад е тоа што важните времиња го имаат потребното количество време, што овозможува конструктивно и намерно решавање на проблемите, целосно да го открие својот потенцијал и да размислува (анализира) активност. Но, важно е да се знае дека овие случаи не треба да се одложуваат, бидејќи постои ризик да ги преместите на првиот плоштад, што е неприфатливо според принципот на Ајзенхауер.

Примери на случаи и проблеми на плоштадот "б":

• планирање на проекти;
• партнерство (пребарување, соработка);
• резултатите од завршените проекти (проценка на извршената работа);
• барај изгледи за развој.

Што се однесува до секојдневниот живот, експертите препорачуваат во ова поле да се вклучат случаи поврзани со планирање, студирање, спорт, исхрана и сл.

Итни, неважни случаи (категорија в)

Оваа категорија ги вклучува секундарните задачи кои не се итни. Честопати се случува лицето да забрза да ги извршува најмалку важните задачи и, оттука, се отстранува од поставената цел. Матрицата Ајзенхауер бара прецизна употреба на технологијата, па не прави грешки во класификацијата на задачите.

При поставувањето на приоритетите, не е неопходно да се збунат проблемите поврзани со плоштадот "в" со проблемите на плоштадот "а". Еве еден пример за можна конфузија:

Шефот дава ред што бара итно извршување, но оваа инструкција не се однесува на работата. Оваа задача треба да се стави во квадрат "с" и да се смета за важна, но не итна, бидејќи е невозможно да се оддалечи од наместените цели, а со тоа губиш време на она што го одвлекува вниманието од главната.

Примери на случаи и проблеми на плоштадот "в":

• Неочекувани гости кои бараат внимание;
• непланирани итни состаноци;
• да се ослободиме од проблемите што произлегоа од сопствената небрежност.

Неитни и неважни случаи (категорија г)

Ова се задачи кои се подготвени да чекаат за нивниот ресурс, колку ќе бидат потребни или можеби нема да бидат изводливи. Наместо тоа, оваа категорија вклучува едноставни и интересни случаи, но не се држат до нив, тие само го успоруваат работниот тек и се оддалечуваат од целта.

Примери на случаи и проблеми на плоштадот "d":

• празни телефонски разговори;
• забавни настани;
• сите настани кои го одвлекуваат вниманието од работа.

Приоритет на принципот на Ајзенхауер матрица, се разбира, е можно да имаат време да се направи повеќе и се доближи до оваа цел, но ние не треба да заборавиме дека работата - главниот извор на успех со правилно управување со времето.